Din rolle er at være et ekstra sæt øjne og ører: at lytte, iagttage og sikre, at samtalen foregår ordentligt, og at der er enighed om, hvad der er blevet sagt og aftalt.
En tjenstlig samtale kan skyldes utilfredshed fra ledelsen, men også forhold, som medlemmet ikke selv er herre over — fx hyppigt fravær eller problemer i samarbejdet med kolleger. Uanset årsagen kan samtalen være ubehagelig, og derfor er det en tryghed at have en bisidder med.
Før samtalen
Inden mødet er det en god idé at forberede sig sammen med medlemmet:
- Afklar din rolle: samtalen er kollegaens/medlemmets — du er støtte.
- Gennemgå indkaldelsen og de relevante fakta.
- Stil spørgsmål til eventuelle uklarheder.
- Drøft ledelsens mulige handlemuligheder og udfald.
- Forbered medlemmet på, at samtalen kan være følelsesmæssigt svær, og at det er bedst at forklare sig roligt og med fakta.
- Gør det klart, at ledelsens konklusioner skal accepteres, og at medlemmet forventes at medvirke til løsninger.
- Tal om, hvordan samtalen kan forløbe, og at der kan være behov for pauser eller betænkningstid.
- Overvej, om DJ bør kontaktes forud for mødet.
Under samtalen
Som bisidder bør du:
- Bevare roen og hjælpe medlemmet med at holde fokus på sagen.
- Sikre, at fakta og medlemmets forklaring kommer frem.
- Bidrage med spørgsmål eller stikord, hvis det er nødvendigt.
- Påse, at forhold til medlemmets fordel bliver nævnt.
- Anvende pauser, hvis situationen kræver det.
- Hjælpe medlemmet med at forstå ledelsens synspunkter og konklusioner.
- Notere de vigtigste pointer, konklusioner og aftaler.
Efter samtalen
Når mødet er slut, kan du som bisidder støtte medlemmet ved at:
- Gennemgå forløbet, konklusioner og aftaler.
- Læse referatet igennem sammen og sikre, at det afspejler mødet korrekt.
- Hjælpe med at formulere eller tilføje bemærkninger og korrektioner.
- Mindre medlemmet om, at både referatet og bemærkningerne journaliseres og kan få ansættelsesretlige konsekvenser.
- Orientere medlemmet om, hvad eventuelle sanktioner betyder, og hvad der sker, hvis de ikke følges.
- Overveje at kontakte DJ for yderligere rådgivning.