Din rolle som bisidder er at være et ekstra sæt ører og øjne. Du skal lytte og sikre, at samtalen mellem kollegaen/medlemmet og lederen foregår ordentligt, og at der er enighed om, hvad der er blevet talt om og aftalt.
En tjenstlig samtale kan indkaldes af forskellige årsager. Det kan være ledelsens utilfredshed med noget, eller det kan dreje sig om forhold, som kollegaen/medlemmet ikke selv kan styre, for eksempel hyppigt fravær eller problemer i samarbejdet med en anden kollega. Uanset årsagen kan samtalen føles ubehagelig, og derfor er det trygt at have en bisidder med.
Før samtalen
Det er en god idé at afholde et formøde med kollegaen/medlemmet, hvor du kan:
- Beskrive din rolle som støtte og præcisere, at det er kollegaens/medlemmets samtale
- Gennemgå sagen og indkaldelsen, så alle fakta forstås
- Drøfte ledelsens handlemuligheder og mulige udfald
- Forberede kollegaen/medlemmet på, at samtalen kan være følelsesmæssigt svær, og opfordre til rolig og faktuel forklaring
- Forklare, at ledelsens konklusioner skal accepteres, og at kollegaen/medlemmet skal medvirke til løsning af eventuelle problemer
- Gennemgå det mulige forløb af samtalen, herunder pauser og betænkningstid
- Overveje, om DJ skal kontaktes på forhånd
Under samtalen
Som bisidder kan du hjælpe kollegaen/medlemmet med at holde fokus og sikre, at sagen håndteres korrekt:
- Bevar roen og støt kollegaen/medlemmet i at holde fokus
- Sørg for, at alle relevante fakta og forklaringer kommer frem
- Brug pauser, hvis det er nødvendigt
- Hjælp med at forstå de problemer, ledelsen ser, og sikre accept af konklusioner
- Noter væsentlige punkter, konklusioner og aftaler
Efter samtalen
Efter mødet kan du støtte kollegaen/medlemmet ved at:
- Gennemgå mødeforløbet, konklusioner og aftaler
- Kontrollere, at referatet afspejler, hvad der faktisk er foregået
- Hjælpe med at formulere bemærkninger eller korrektioner til referatet
- Informere om, hvilke konsekvenser en evt. sanktion kan have
- Overveje, om DJ skal kontaktes
Referatet og dine bemærkninger er vigtige, da de bliver journaliseret på kollegaens/medlemmets personalesag og kan få ansættelsesretslige konsekvenser.