Få styr på reglerne for aktindsigt

Offentlighedsloven indeholder et meroffentlighedsprincip (§ 14), som giver myndigheder ret til at give aktindsigt i dokumenter og oplysninger, selvom de ikke har pligt til det.

Myndighedens pligt til vurdering

Myndighederne skal af egen drift vurdere, om der er mulighed for at give meraktindsigt. Det indebærer en konkret vurdering af, om der er et reelt og sagligt behov for at undtage dokumenter eller oplysninger. Hvis ikke, kan aktindsigt gives med det samme.

Hurtig sagsbehandling

Offentlighedslovens § 1 understreger, at loven skal understøtte mediernes arbejde med at formidle information til offentligheden. Det betyder, at myndigheder bør stræbe efter at behandle klart identificerede anmodninger fra medierne inden for 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Begrænsninger i afslag

Myndighederne kan kun sjældent afvise medier med henvisning til ressourceforbrug.

Vejledningspligt

Myndighederne har en særlig pligt til at vejlede medierne, så anmodninger bliver tilstrækkeligt præcise til at kunne behandles.

 Offentlighedsloven gælder for den offentlige forvaltning:

• Statslige departementer og styrelser (§ 2)

• Regioner og kommuner (§ 2)

• Råd og nævn (§ 2)

• Selvejende institutioner, fonde, foreninger m.v., oprettet ved lov eller på grundlag af lov (§ 3, stk. 1, nr. 1)

• Private selvejende institutioner m.v. med offentlig virksomhed af større omfang (§ 3, stk. 1, nr. 2)

• Kommunernes Landsforening og Danske Regioner (§ 3, stk. 1, nr. 3)

• Energiforsyningsvirksomheder (§ 3, stk. 2)

• Aktieselskaber, der ejes >75 % af det offentlige og ikke er børsnoterede (§ 4)

• Private virksomheder med offentlig afgørelseskompetence (§ 5, stk. 1)

• Udliciterede opgaver til private virksomheder (§ 6)

Se lovens §§ 2-6 for detaljer.

• Kongehuset

• Domstolene

• Folketinget og tilknyttede myndigheder

• EU-organer, internationale organisationer og udenlandske myndigheder

Som udgangspunkt: al virksomhed i den offentlige forvaltning, inkl. alle dokumenttyper (mails, fotografier, tegninger, kort, lyd/video, SMS'er osv.), der er oprettet eller modtaget af den offentlige myndighed. Loven er teknologineutral.

Begrænsninger

• Myndigheden er ikke forpligtet til at oprette dokumenter.

• Man kan ikke få "løbende aktindsigt" (dvs. i fremtidige dokumenter) uden ny anmodning.

• Dog kan myndigheder frivilligt give løbende indsigt efter meroffentlighedsbestemmelsen.

• Aktindsigt i afsendte dokumenter gives først dagen efter afsendelsen.

Ret til dataudtræk

Efter offentlighedslovens § 11 har man som hovedregel ret til aktindsigt i form af dataudtræk fra myndighedens databaser. Det betyder, at myndigheden har pligt til at udlevere en sammenstilling af oplysninger, hvis det kan ske ved brug af få og enkle kommandoer.

Denne adgang udgør en særlig undtagelse fra lovens generelle princip om, at myndigheder ikke er forpligtede til at udarbejde nye dokumenter i forbindelse med aktindsigt. Her forpligtes de netop til at sammensætte oplysninger, som allerede foreligger elektronisk.

Ret til databeskrivelse

Hvis der foreligger en databeskrivelse af en database (§ 12), har offentligheden ret til aktindsigt i denne. Databeskrivelsen skal give indsigt i, hvordan databasen er opbygget, så det bliver nemmere at identificere og anmode om relevante data.

For at en myndighed berettiget kan undtage sager, dokumenter og oplysninger fra aktindsigt skal de høre til nedenstående.

Sagstyper, der kan undtages:

• Forberedelse af lovgivning (§ 20)
• Kalendere (§ 22)
• Straffesager (§ 19) og
• Personalesager (§ 21).

Der kan dog også være særregler i anden lovgivning.

Dokumenter, der kan undtages:

• Interne dokumenter (§ 23, stk. 1, nr. 1),
• Ministerbetjeningsdokumenter (§23, stk. 1, nr. og § 24) og
• Dokumenter, der udveksles mellem en minister og enkelte medlemmer af Folketinget, i forbindelse med sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces (§ 27, nr. 2).

Disse undtagelser er begrundet med, at arbejds- og beslutningsprocesser skal kunne holdes fortrolige.

Hvis et dokument kan undtages med henvisning til disse undtagelser, kan der være en pligt til at ekstrahere eller give indsigt i faglige vurderinger. Se disse.

Oplysninger, der kan undtages:

• Enkeltpersoners private forhold (§ 30 nr.1),
• Statens sikkerhed og rigets forsvar (§ 31),
• Udenrigspolitiske interesser (§ 32),
• Retshåndhævelse, sigtede og vidner m.v. (§ 33 nr.1),
• Gennemførelse af offentlig kontrol, regulering og planlægning (§ 33 nr.2),
• Økonomiske interesser for private virksomheder og det offentlige (§ 30 nr.2 og § 33 nr.3),
• Beskyttelse af forskere og kunstneres foreløbige resultater (§ 33 nr.4) og
• Andre „private eller offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet“ (§ 33 nr.5).

Når oplysninger kan undtages fra et dokument, skal det som udgangspunkt ske ved, at oplysningen fjernes. Oftest overstreges oplysningen, og derefter udleveres dokumentet.

Hvad betyder det?

Selv hvis et dokument er undtaget fra aktindsigt, skal myndigheden udlevere de oplysninger, der vedrører sagens faktiske grundlag, hvis sådanne findes i dokumentet. Det kaldes ekstrahering.

Ekstraheringspligten følger af offentlighedslovens § 28 og indebærer, at myndigheden har pligt til at udskille og udlevere faktuelle oplysninger, selv når resten af dokumentet er undtaget. Pligten gælder uanset dokumentets karakter og skal sikre gennemsigtighed i de faktiske forhold, som myndighedens afgørelser bygger på.

Selv om et dokument er undtaget fra aktindsigt, kan der være pligt til at udlevere faglige vurderinger i dokumentet, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 1 og § 29.

En faglig vurdering er en vurdering, der bygger på specialiseret viden - fx juridiske eller økonomiske vurderinger. Sådanne vurderinger skal udleveres, selv om den indgår i et dokument, der ellers er undtaget.